Politica de Tratamiento de
Datos Personales

Política Tratamiento de Datos Personales

La firma ASESORÍA LEGAL AMBIENTAL coloca en conocimiento de las personas naturales titulares de los datos que sean tratados con ocasión a las labores desarrolladas por la Firma, que estos se manejaran acorde con lo establecido en la  Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y en la Circular No. 02 de 2015.

La política de protección de datos personales tiene como objetivo principal que las personas conozcan los derechos que le asisten, identifiquen los procedimientos y mecanismos dispuestos por la firma ASESORÍA LEGAL AMBIENTAL para hacerlos efectivos; así mismo podrán actualizar, suprimir y revocar autorización del tratamiento al que serán sometidos.

1. Definiciones principales

Las expresiones utilizadas en esta política tendrán las definiciones utilizadas dentro de la Ley, así:

1.       Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2.      Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, en medio físico o digital.

3.   Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

4.    Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

5.    Dato Sensible: Aquel dato que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

6.     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

7.    Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales.

8.     Titular del Dato Personal: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

9.   Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

10. Transmisión: Es la actividad de tratamiento de datos personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

11.  Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de datos personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos. 

II. Principios

Los Responsables, Encargados y terceros a quienes se les transfiera datos personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta política. Estos principios son:

a) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

c) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

d) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

e) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

III. Tratamiento y Finalidades

Los Datos Personales tratados por la Firma deberán someterse estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

1.   Generar y mantener una eficiente y adecuada comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el titular de la Información.

2.   Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.

3.   Cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores y contratistas.

4.    Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;

5.   Soportar procesos de auditoría interna o externa;

6.  Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas por con los titulares de la Información.

7.   Para los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas.

8.  Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el titular de la información.

9.  Evaluar y examinar la calidad de los servicios ofrecidos por el titular de la Información.

10. Realizar estudios internos sobre los hábitos del titular de la información.

11.  Enviar a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

12. Transmitir ofertas de productos, servicios e información general que puedan ser útiles o adecuados.

13. Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.

14. Enviar las modificaciones que se puedan presentar en las Políticas de Tratamiento de la Información adoptadas.

15. Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y de acuerdo a lo acordado con el titular de la información.

16. En lo que tiene que ver con el uso y tratamiento dado a los datos personales de empleados y ex empleados, éstos, además de los usos antes señalados, se circunscriben al ámbito meramente laboral y eventualmente serán compartidos con otras sociedades o entidades cuando esto sea necesario para cumplir con las disposiciones legales en el régimen laboral y de protección de datos personales.

IV. Derechos del Titular de los Datos Personales

En concordancia con la Ley, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

V. Procedimientos para ejercer los derechos de los titulares de los datos personales

  • Consultas:

Verificada la identidad del titular, ASESORÍA LEGAL AMBIENTAL, le suministrará toda la información sobre sus datos personales que sea requerida por este.

 La respuesta de dicha consulta se deberá comunicar al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En el evento en que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se dará respuesta de fondo a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta y cualquier consulta que realice a ASESORÍA LEGAL AMBIENTAL podrá hacerse de manera electrónica o presencial.

  • Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VI. Vigencia

Esta Política rige a partir del 05 de marzo 2019. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra base de datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectados.